ABC KOMUNIKACJI

Czy wiesz, że niemal 70% czasu każdy z nas poświęca na komunikowanie się? Wydaje się to nieprawdopodobne, okazuje się jednak, że prowadzone przez nas rozmowy stanowią tylko niewielki ułamek tego, jak kontaktujemy się ze światem.

Komunikujemy się również (a nawet przede wszystkim!), gdy nie używamy słów – poprzez gesty, mimikę, zachowanie. Nawet pozostając w bezruchu, nie przestajemy nadawać o sobie informacji, dlatego warto zwrócić uwagę na to jak inni odbierają nasze, często nieświadome, komunikaty.

Komunikowanie jest najważniejszym narzędziem w pracy. Porozumienie z otaczającymi osobami oraz sprawne przekazywanie informacji wpływa korzystnie na relacje interpersonalne, a to przecież  decyduje o sukcesie całej firmy.

-Umiejętność skutecznego komunikowania jest szczególnie ważna w pracy kierownika z dwóch powodów: ze względu na charakter pracy i ze względu a czas poświęcony komunikowaniu z innymi ludźmi – mówi Aneta Murakowska, właścicielka poznańskiej firmy CreativeMedia wizerunek-doradztwo-szkolenia. – Podstawowym warunkiem dobrego współdziałania jest dobra komunikacja. Zła komunikacja w pracy jest często przyczyną konfliktów, błędnego wykonania zadań, niskiej motywacji, rozprzestrzeniania się plotek i pogłosek – dodaje Murakowska.

Efektywnej komunikacji można się nauczyć. Przede wszystkim trzeba zdać sobie sprawę z tego, że komunikacja werbalna odbywa się w czterech równorzędnych zakresach i obejmuje:

• mówienie,
• zadawanie pytań,
• słuchane 
• rozumienie.

MÓW

Efektywnie komunikujemy się, gdy intencja nadawcy zostaje prawidłowo odczytana przez odbiorcę. Nie jest to wcale proste, gdyż droga, jaką pokonuje komunikat  od nadawcy do odbiorcy usiana jest  niebezpieczeństwami, chociażby przekazana jest w zawiły sposób. Mówiąc, zwracajmy więc uwagę na to, by nasz język dostosowany był do odbiorcy, operujmy konkretami, nie używajmy ogólników. Ważne, aby wypowiedź była logiczna  - sprzyja temu podanie ogólnego zarysu tego co chcemy powiedzieć na początku i zwięzłe podsumowanie na końcu. Warto zapamiętać motto przekazywane podczas szkoleń dotyczących komunikacji: „Mówić trzeba prosto a myśleć w sposób skomplikowany, a nie na odwrót.”

SŁUCHAJ

Integralną, choć często niedocenianą częścią każdej rozmowy jest słuchanie. Bardzo często rozmówcy nie zgadzają się ze sobą tylko dlatego, że wzajemnie się nie słuchają! Nic dziwnego, skoro większość z nas skupia się głównie na wygłaszaniu swoich poglądów, na argumentacji, mającej zbić z tropu rozmówcę. Wsłuchując się w to, co mówi do nas partner, bardzo często odkryjemy, że jesteśmy bliżej wspólnego rozwiązania, niż nam się mogło wydawać. Słuchając, dowiemy się więcej o rozmówcy, poznamy jego racje i motywacje, ale też zyskamy więcej czasu na własną reakcję. Istnieją sygnały, dzięki którym przekonasz rozmówcę, ze jesteś zainteresowany tym co mówi:

• utrzymuj kontakt wzrokowy z rozmówcą, patrz na niego
• wychyl się w jego stronę
• kiwając głową wyrażaj aprobatę
• mów tak, rozumiem, yhmm…
• a przede wszystkim - NIE PRZERYWAJ!

ZADAWAJ PYTANIA

Pytając i dopytując mamy możliwość kierowania rozmową, wywierania wpływu na rozmówcę, podtrzymywania jego zainteresowana i przekonania go o tym, że słuchamy co do nas mówi. Zadanie otwartego pytania podczas rozmowy (np.: Co Pan sądzi o naszej propozycji?), wciągnie partnera do rozmowy i pomoże wprowadzić nowy temat do dyskusji. Równie przydatne są pytania zamknięte, czyli takie na które można odpowiedzieć tylko „tak” lub „nie”. One z kolei pozwalają uzyskać deklarację czy zobowiązanie. Tak będzie w przypadku pytania Czy zgadza się Pan na naszą propozycję? Zadawanie pytań sprzyja też adekwatnemu rozumieniu usłyszanych treści, dlatego nie bójmy się pytać, bo kto pyta nie błądzi.

PARTNERSTWO I WSPÓŁPRACA

Dobra komunikacja opiera się na współpracy i partnerstwie oraz szacunku pomiędzy rozmówcami, dlatego niepożądane i destrukcyjne dla porozumienia są zachowana takie jak:

• agresja, atakowanie innych
• usilne forsowanie własnego punktu widzenia
• próby manipulowania rozmówcami
• blokowanie dyskusji np.: przez nieustanne powracanie do rozwiązanych już kwestii

Niektóre osoby mają tendencje do unikania zajmowania jasnego stanowiska, czy identyfikacji z silnymi osobowościami ze swojego otoczenia. Tacy partnerzy przez brak wyrazistości mają problem ze skutecznym przekazywaniem informacji, są też mało przekonujący dla współrozmówców. Inne zawodne metody to:

• próba wzbudzania współczucia u rozmówców,
• okazywanie poczucia zagrożenia 
• przekonywanie o swojej niskiej wartości.

Komunikacja jest pętlą – to co robisz wpływa na inne osoby, a to co robią one, wpływa na Ciebie – przekonuje A. Murakowska. - Każdy powinien przejąć odpowiedzialność za swoją część pętli, a wtedy porozumienie przyjdzie z łatwością.

Autor: Agata Iwasiewicz