Jak egzekwować oddelegowane zadania?

Większość przedsiębiorców i menadżerów wie, że delegowanie zadań jest ważne. Nie zawsze jednak wiadomo, w jaki sposób skutecznie egzekwować oddelegowane zadania.

Efekt? Delegujemy zadania, ale nie zostają one wykonane tak, jak chcieliśmy, lub co gorsze, nie są wykonywane w ogóle.

Co zrobić, aby oddelegowane zadania były wykonane tak, jak chcemy? Jak egzekwować oddelegowane zadania?

Minimalizacja ryzyka

Całkowite wykluczenie błędów jest niemożliwe – nawet Ty je popełniasz. Jednak powierzając pracownikowi dane zadanie, możesz zminimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Najważniejsze jest przejrzyste przedstawienie celów.

1. Wyjaśnij pracownikowi, z jaką sytuacją chcesz mieć do czynienia po ukończonym zadaniu.
2. Przedstaw cele ilościowe oraz jakościowe dla zadania, które delegujesz.
3. Określ, ile pracownik ma czasu na osiągnięcie pożądanego rezultatu.

Im bardziej precyzyjnie określisz, jak ma wyglądać pożądany rezultat końcowy delegowanego zadania, tym bardziej zminimalizujesz ryzyko niepowodzenia.

Poznaj kompetencje

Przydzielaj zadanie osobom, których kompetencje najlepiej pasują do charakteru zadania. To zwiększy szanse na powodzenie.

Przed powierzeniem zadania upewnij się, jakie umiejętności posiada pracownik. Jeśli coś pójdzie nie tak, podczas rozliczania zadania będziesz wiedział, że powodem było np. zaniedbanie lub jakaś inna kwestia, a nie brak kompetencji.

Delegując, dokładnie określ, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego zadania. Wyznacz zakres odpowiedzialności i uprawnień pracownika. W razie pojawienia się problemów, będzie wiadomo, kogo i z czego rozliczyć.

Określ czas i sposoby komunikacji

Duży projekt podziel na mniejsze etapy. Ustal terminy na wykonanie konkretnych zadań. Dzięki temu będziesz miał stałą kontrolę nad tym, co się dzieje.

Uprzedź podwładnych, że każdy etap będzie kończył się omówieniem działań. Podkreśl, że przejście do wykonywania zadań z następnego etapu będzie możliwe tylko wtedy, kiedy zatwierdzisz poprawne zamknięcie etapu poprzedniego.

Ostateczne terminy wykonania zadań powinny być zatwierdzone przez pracowników. Dzięki temu będą oni wiedzieć, kiedy i z czego zamierzasz ich rozliczyć.

W przypadku niezadowalających rezultatów ustalcie przyczyny i dalsze postępowanie naprawcze.

„Opisz swoimi słowami, co masz zrobić”

Upewnij się, że Twoja wizja i wizja pracowników pokrywają się. Poproś, aby pracownik opisał zadanie swoimi słowami. Dzięki temu unikniesz straty czasu na ponowne wyjaśnienia.

Poza tym, pracownik będzie dzięki temu potrafił rozpoznać moment, w którym sprawy przyjmą niepożądany obrót. Ustal, co powinien wtedy zrobić – jak ma Cię o tym poinformować lub jakie awaryjne procedury może zastosować samodzielnie.

Co w praktyce da „opis własnymi słowami”? W razie popełnienia błędu pracownik nie będzie mógł tłumaczyć się niezrozumieniem zadania, dzięki czemu łatwiej określicie realny powód niepowodzenia.

Wyjaśnij cel zadania

Wytłumacz pracownikowi, czemu służy jego zadanie, jakie konkretnie korzyści przyniesie ono firmie, co zmieni. Dzięki temu, podczas egzekwowania zadania pracownik będzie miał świadomość, do jakich konsekwencji mogą doprowadzić jego zaniedbania. Będzie też bardziej zaangażowany, widząc, że dane zadanie jest ważne dla rozwoju firmy. Każdy człowiek lubi mieć poczucie, że jego praca ma sens.

Standardy oceniania

Określ parametry sukcesu i obiektywne sposoby ich pomiaru (standardy oceniania).

Wyjaśnij pracownikom, w jaki sposób będziesz sprawdzał i kontrolował powierzone zadanie. Co będzie brane pod uwagę przy ocenie wyników – zaangażowanie, a może konkretne wyliczenia, jak np. ilość sprzedanych produktów?

Omów z pracownikami, co czeka ich w razie osiągnięcia wyników mniej lub bardziej zgodnych z Twoimi oczekiwaniami. W pozytywnym wariancie stosować możesz różne formy nagród, zaczynając od słownego uznania i pochwały, docenienia, dodatkowego szkolenia, elastycznego czasu pracy, wolnych dni aż po awans, podwyżkę lub premię.

Analogicznie wyciągnąć możesz konsekwencje negatywne, zaczynając od najłagodniejszych, czyli od naprawy popełnionych błędów, wykonanie zadania „po godzinach” aż po naganę czy brak premii.