Jak planować swój dzień pracy?

Autor: Magdalena Michalak, http://pieknezycie.com/

Jak planować swój dzień pracy? Jest to trudne zadanie i myślę, że zdecydowana większość z nas ma z tym spore kłopoty.

Codziennie obiecujemy sobie – zrobię to i tamto, ba, nawet zapisujemy sobie plany na konkretny dzień, a potem co?

Niewiele z tego wychodzi. Zawsze coś, albo ktoś przeszkadza.

Narasta stres i wyrzuty sumienia.

Co robić?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, menadżerem, kierownikiem, pracownikiem, który ma rozległy zakres obowiązków, należy posiąść umiejętności zarządzania sobą i swoimi zasobami w czasie.

Bardzo istotna jest zdolność alokacji – w jaki sposób możemy zaplanować swoje zadania, aby osiągać jak najlepsze efekty?

Myślę, że wszystkiego można się nauczyć.

Świat goni do przodu i wzrastają oczekiwania wobec nas, jako pracodawców, czy pracowników.

Wzrastają wymagania w zakresie rozwoju kompetencji osobistych, technicznych, czy społecznych.

Wzrasta liczba szkoleń i coachów nas szkolących.

A my musimy sobie uświadomić i poznać nasze kompetencje, czyli to, co nam wychodzi najlepiej, w czym jesteśmy dobrzy, najczęściej potrafimy wykonać nawet wtedy, gdy mamy mało czasu, jesteśmy zmęczeni lub ktoś nam przeszkadza.

Uwzględnijmy także nasze cykle dobowe, czyli krzywą zmiennej efektywności pracy.

Jak zatem planować pracę, abyśmy byli jak najbardziej efektywni?

Z GŁOWĄ, jak zawsze.

Nie wariujmy, nie stresujmy się, życie mamy jedno.

Najwyżej czegoś nie zrobimy.

ZASADY PLANOWANIA ZADAŃ.

Taka podstawowa zasada planowania dnia pracy, to zasada 60/20/20.

Planujemy około 60% czasu pracy, pozostałe 20% to bufor, który pozwoli zrealizować zadania, które zajęły więcej godzin, niż planowaliśmy.

Pozostałe 20% zostawiamy na sytuacje nieprzewidziane lub trudności.

Dobrze jest zaczynać dzień pracy od zadań, które najbardziej nas stresują, czy są dla nas najtrudniejsze – odkładanie ich na później znacząco podwyższa poziom stresu i obniża jakość wykonywanej pracy.

Pamiętajmy też o zasadzie PARETO.

Co to jest?

Zasada 80/20, zwana zasadą Pareto jest wynikiem obserwacji, jakie około 100 lat temu poczynił włoski uczony Wilfredo Pareto.

Zauważył on mianowicie, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa.

Później okazało się, że zasada Pareto ma odniesienie nie tylko do ekonomii, ale także innych dziedzin życia.

Wygląda to mniej więcej tak – 20% nakładów, energii, czasu czy pieniędzy przynosi 80% efektów.

Planując zadania pamiętajmy, żeby:

• rzeczy najważniejsze, wymagające największej koncentracji wykonywać w okresie naszej największej wydajności, kiedy jesteśmy wyspani, wypoczęci, lub osiągamy szczyt produktywności.

Czym ona jest?

PRODUKTYWNOŚĆ to robienie właściwych rzeczy – we właściwy sposób.

Jakie to proste, że aż genialne!

• Nie podejmować się nowych zadań, kiedy spada nasza wydajność – niewiele się zrobi, a wzrasta poziom naszej irytacji.

Krzywa wydajności – co to jest?

Każdy człowiek ma swój cykl, który obrazuje największe możliwości psychiczne i fizyczne w ciągu dnia i który w ciągu doby zmienia się.

Gdyby każdy z nas opracował własną krzywą, można byłoby zaplanować najbardziej wymagające prace w szczytowej efektywności organizmu i jednocześnie przewidzieć stany nadchodzącego zmęczenia.

Pomyśl, kiedy najlepiej Ci się pracuje, kiedy osiągasz największą koncentrację, a kiedy spada Twoja wydajność i potrzebujesz przerwy, bo nie jesteś w stanie nic zrobić?

U większości ludzi szczyt najwyższej koncentracji przypada na godziny 10 – 11, później spada, kolejny wzrost aktywności następuje między godziną 15 – 17, po czym znów następuje spadek wydajności pracy.

U większości, ale przecież każdy z nas jest inny i u Ciebie wcale nie musi to tak przebiegać.

Pomyśl, kiedy osiągasz szczyt swoich możliwości i w zależności od tego zaplanuj swoje działania, w zależności od stopnia ich trudności i ważności.

JAK PRACOWAĆ EFEKTYWNIEJ?

Dbaj o siebie – rób sobie przerwy na odpoczynek. Nawet po 5 – 10 minut. Możesz w tym czasie wypić sobie wodę, lub kawę, poćwiczyć, pobyć ze swoimi myślami, zamknąć oczy.

• Jeśli masz bardzo dużo pracy i nie dajesz rady – poproś o wsparcie, pomoc – to nie wstyd!
• Rozmawiaj ze współpracownikami – czasem trzeba wyrzucić z siebie negatywne emocje.
• Nagradzaj siebie za efektywność, za koncentrację – może to być słodka przekąska, spacer, czy inna przyjemność.

MYŚL POZYTYWNIE ZAWSZE. 

Więcej porad znajdziesz na blogu http://pieknezycie.com/