Jednym z pojęć Lean jest „Kanban”. Słowo to pochodzi z języka japońskiego i oznacza szyld, tabliczkę z widocznym napisem, czy bilbord. Kanban to kilka rodzajów narzędzi, które ułatwiają pracę.

Czym jest Kanban?

W Lean oznaczenie „kanban” może mieć karta, formularz i tablica. Używa się jej do usprawnienia przepływu, zmniejszenia marnotrawstwa i wizualizacji tego nad czym się pracuje.

Jeszcze chwila historii o tym skąd się wziął ten „Kanban”. Firma, w której pierwszy raz zastosowano ten system to Toyota. Taiichi Ohno wzorując się na sposobie uzupełniania półek w supermarkecie przygotował system Kan Ban, który umożliwiał ograniczenie ilości półproduktów na produkcji.

W Toyocie Kanban jest częścią TPS czyli Toyota Production System. Należy zwrócić uwagę, iż nie jest to Lean!

Ten wpis dotyczy specyficznego „Kanbanu” – tablicy kanban, która może wyglądać tak:

tablica Kanban

Albo tak:

Do zrobienia W trakcie Zrobione Wdrożenie
Stworzyć standardy Narysowanie awatarów Wybranie tablicy Zakupić tablicę

Tablica Kanban może służyć do wielu rzeczy, ale kluczowymi są: wizualizacja obecnej pracy i poprawa przepływu. Może być w formie fizycznej: białej tablicy suchościeralnej z narysowanymi kolumnami oznaczającymi rodzaje zadań, czy tablicy korkowej lub w formie elektronicznej – wyświetlanej na ekranie konkretnej osoby lub ekranie widocznym w całym dziale. Na tablicy umieszcza się karteczki oznaczające konkretne zadania. Zawartość takiej „karteczki” może być różna, zwykle umieszcza się na niej nazwę zadania, krótki opis, datę, itp. Kartki mogą mieć różny kolor – oznaczający np. pilność zadania lub jego rodzaj. Kartki oznacza się albo awatarem pracownika, albo po prostu podpisuje. Kluczowe jest to, że tablica Kanban ogranicza ilość karteczek, które mogą się na niej znajdować! W jaki sposób to pomaga – o tym w dalszej części. Tablica Kanban to także miejsce przy którym gromadzi się zespół podczas codziennych (najlepiej) spotkań.

Wyobraź sobie, że każdy w Twoim zespole wie nad czym ma pracować, jak wybierać następną pracę, jak szybko praca przepływa przez zespół i kiedy trzeba pomóc współpracownikom w jakimś zadaniu. Tablic Kanban używa się również do pokazania, jak przebiega proces. Czasem są częścią systemu Poka – yoke, który uniemożliwia popełnienie błędu.

W jaki sposób tablica kanban poprawia pracę konkretnego zespołu?

Tablica Kanban najlepiej się sprawdza w przypadku pracy konkretnego zespołu, choć są również takie, które obrazują prace całej linii produkcyjnej czy firmy. Wyjątkowo dobrze takie tablice sprawdzają się w przypadku pracy projektowej – tj. nad takimi zadaniami, które są zmienne. Nie oznacza, to, że takie tablice nie sprawdzą się w przypadku pracy procesowej, gdzie wiadomo, jakie są zadania. Służą wtedy do przypisania zadań do konkretnych pracowników zespołu.

Możliwe jest również wykorzystanie tablicy Kanban dla jednej osoby, ale opisanie tego nieco przekracza tematykę tego artykułu.

Tablica taka przestawia wszystkie zadania zespołu. Najpierw te, które oczekują na zajęcie się nimi, potem te w trakcie pracy oraz ukończone.
Czasami prezentuje się również fakt oczekiwania zadań na zajęcie się nimi przez pracowników zespołu.

Tablica Kanban jako sposób na ograniczenie pracy w toku

Duża ilość prac(y) w toku – WIP (Work in progress z ang.) jest jedną przyczyna wydłużania się czasów realizowana zadań, czy projektów.

Jak to się dzieje? Jeżeli ktoś ma do wykonania 3 zadania i ciągle dokonuje przełączania się między nimi to dzieję się taka sytuacja:

W rzeczywistości jest jeszcze gorzej, bo należy uwzględnić czas na przełączenie się pomiędzy zadaniami i sytuacja wygląda tak jak na górnej części poniższego rysunku:

Dolna część powyższego rysunku pokazuje sytuację kiedy pracownik pracuje nad zadaniami od początku do końca. Wprawdzie zadanie C musi czekać, ale A i B są wykonane wcześniej.

Tablica Kanban ma za zadanie ograniczać złą wielozadaniowość poprzez ograniczanie ilości zadań nad którymi pracują pracownicy. Limit zadań, które są dostępne dla pracownika powinien być większy niż jedno, ale też nie powinien być za duży.

Często ustala się limit dla całego zespołu. Przykładowo, dla zespołu 5 osobowego limit może wynosić 8 zadań. Jest ich więcej niż osób w zespole tak, aby pracownicy nie zostali zablokowani, gdy napotkają na problem z zadaniem. Problemem takim może być np. konieczność uzyskania akceptacji, ocena dotychczas wykonanej pracy przez decydenta, który jest nieobecny, itp.

Tablica Kanban wymusza kończenie zadań przed zaczynaniem nowych!

Usprawnienie przepływu zadań

Patrząc na poniższy rysunek można zauważyć, że dzięki temu, że członkowie zespołu koncentrują się na kończeniu zadań zanim rozpoczną nowe to całkowity czas potrzebny na zrealizowanie zadań jest znacznie krótszy niż w przypadku, gdy mają „rozgrzebane” po kilka prac.

Wyobraź sobie, że w zespole jest tylko 2 osoby. Ich praca jest wykonywana sekwencyjnie. Druga osoba może zacząć swoją pracę nad zadaniem dopiero wtedy, gdy pierwsza skończy zadanie.

Tak wygląda ich praca, jeżeli ciągle się przełączają pomiędzy zadaniami:

Jest ogromna różnica w czasie realizacji zadań. Tylko dzięki temu, iż pracownik pracuje nad jednym zadaniem.

Naszym celem jest kończyć, a nie zaczynać – motto jednego z zespołów, który używa tablicy Kanban.

Częstą i dobrą praktyką zespołów są codzienne, krótkie spotkania przy tablicy Kanban. W ich trakcie zespół dzieli się informacjami o tym jakie zadania są wykonywane, co ich blokuje i czy ktoś potrzebuje pomocy innych. Spotkania te odbywają się na stojąco i zwykle trwają 15 do 30 minut.

Autor gościnnego artykułu:

Jacek Branas

Trener, coach i konsultant.

Specjalizuje się w szkoleniu skutecznych metod zarządzania firmą, których mierzalne rezultaty są szybko osiągalne. Pomaga w ich późniejszym wdrażaniu.
Analizując istniejącą rzeczywistość firmy pomaga znaleźć kluczowe problemy i je usunąć. Znajduje ograniczenia w działalności firm (wewnętrzne i zewnętrzne) i pomaga je usuwać lub minimalizować.

Pomaga stworzyć system zarządzania zmianami. Tworzy rozwiązania obejmujące zarządzanie produkcją, dystrybucją, sprzedażą i zarządzeniem projektami.
Jako coach specjalizuje się w rozwiązywaniu konfliktów – zwłaszcza wewnętrznych.

Jeżeli chcesz się skontaktować to możesz do niego napisać: jacek.branas@gmail.com lub zadzwonić: 602390911.
Jeżeli nie odbiera, to znaczy, że pracuje dla klienta z pełnym zaangażowaniem i oddaniem.

Na pewno jednak oddzwoni.

By |4 maja 2015|Categories: Rozwój Biznesu|0 komentarzy

About the Author:

Od 2005 roku prowadzi przedsiębiorców do lepszej jakości życia. Pomaga podwoić dochody i podwoić liczbę godzin wolnego czasu poprzez organizację firmy i innowacje w modelu biznesowym. Założyciel Akademii Biznesu Piotra Michalaka. Przeczytaj więcej o historii Piotra.

Zostaw komentarz