Udzielanie pracownikom informacji zwrotnych nie należy do łatwych zadań. W szczególności, jeśli informacja ma mieć charakter negatywny (reprymenda).
Często zdarza się, że chcemy komuś zwrócić uwagę, że coś robi źle, ale kompletnie nie wiemy, jak to zrobić, aby tej drugiej osoby nie zranić, nie sprawić jej przykrości, nie zepsuć z nią relacji.
Warto znać zasady, dzięki którym będziesz mógł w sposób zrozumiały, a zarazem konstruktywny przekazać pracownikowi informację zwrotną: za coś pochwalić lub przeciwnie – skrytykować, nie niszcząc przy tym relacji.
Co chcesz powiedzieć?
Najważniejszą czynnością, jaką powinieneś zrobić przed rozpoczęciem rozmowy ze swoim pracownikiem, jest dokładne przemyślenie tego, co chcesz mu powiedzieć. Do jakiej konkretnej sytuacji chcesz się odnieść?
Jest to bardzo ważne, aby pracownik dokładnie wiedział, co jest tematem rozmowy, o jaką sytuację chodzi i czego od niego oczekujesz. Najlepiej, abyś miał określony konkretny cel przekazywanej informacji – pozwoli to na dokładne sprecyzowanie komunikatu.
Na jakość przekazu znacząco wpływa również Twoje nastawienie. Ważne, abyś wierzył w to, że informacja zwrotna naprawdę może przynieść korzyści obu stronom.
Sposób przekazania informacji zwrotnej
Zastanawiając się nad tym, jak udzielić pracownikowi informacji zwrotnej, koniecznie przemyśl miejsce i sposób przekazania tej informacji. Nie każdą wiadomość możesz zakomunikować w biegu, na szybko – zwłaszcza jeśli masz do przekazania informację negatywną.
Powinieneś zadbać o to, aby wybrać odpowiednie miejsce, czas oraz aby rozmawiać z pracownikiem w cztery oczy (nigdy nikogo nie krytykuj w obecność innych ludzi!). Zaoszczędzi to Twojemu pracownikowi skrępowania przed innymi osobami.
Udzielając negatywnej informacji zwrotnej, warto przemyśleć, jak dana osoba może zareagować na taki negatywny komunikat. Niektórzy ludzie bardzo źle znoszą krytykę. Warto mieć to na uwadze.
Spokój i opanowanie
Pamiętaj, że Twój nastrój, Twój obecny stan emocjonalny, ma bardzo duży wpływ na przekazywany komunikat. Będąc złym, zdenerwowanym, poirytowanym nie zrealizujesz swojego celu prawidłowo. Wręcz może to wtedy przynieść rezultat odwrotny od oczekiwanego. Dlatego rozmowę z pracownikiem zaaranżuj, kiedy będziesz rozluźniony, opanowany, spokojny. Z pewnością wpłynie to na jakość waszej rozmowy.
Nie osądzaj
Na informację zwrotną duży wpływ ma również to, czy przekazujesz ją w swoim imieniu. Powołując się na opinie innych osób, nie tylko zburzysz zaufanie u swojego pracownika, ale również u innych.
Mów o konkretnych sytuacjach, które dotyczą tylko Ciebie i tylko tego pracownika, z którym rozmawiasz. Warto zaznaczyć, że mówiąc o takich sytuacjach, należy odwoływać się do konkretnych faktów. Staraj się nie osądzać. Pozwoli to przekazać informację zwrotną w sposób spokojny, opanowany, kontrolowany.
Czy naprawdę powinieneś to zrobić?
Jeśli informacja udzielona przez Ciebie ma przynieść zamierzony efekt, powinieneś również zastanowić się chwilę nad intencją tego komunikatu. Przeanalizuj jeszcze raz sytuację, do której chcesz się odnieść, i przemyśl, czy informacja przez Ciebie przekazana ma na celu dojście do sensownych rozwiązań, czy też stanowi swego rodzaju zemstę.
Jeśli to nie ma być konstruktywna informacja, a jedynie chcesz się zemścić za jakąś sytuację lub pokazać wyższość – odpuść. Nie dopuszczaj, aby negatywne emocje i Twoje ego zepsuły wasze relacje, ponieważ ucierpi na tym cała firma.
Nikt nie jest doskonały
Udzielanie informacji zwrotnych (zwłaszcza krytyki) może być bardzo trudne, ale znając powyższe zasady, będzie Ci łatwiej to robić.
Pamiętaj jednak, że nikt nie jest doskonały i każdy popełnia błędy – zarówno pracownik, jak i Ty. A to do Ciebie, jako przedsiębiorcy/menadżera należy budowanie i utrzymanie odpowiednich relacji w firmie.
Dlatego zasady udzielania informacji zwrotnych bez niszczenia relacji to absolutna podstawa, bez której trudno zbudować zaufanie w zespole.
Zostaw komentarz